Política de Privacidad

Política de Privacidad para Pacientes

Versión: 1.0

Fecha de vigencia: esta Política será aplicable desde que sea puesta a disposición del paciente o usuario final mediante Smart Booking, el sitio web, el flujo de agendamiento, WhatsApp asistido, documentación del centro u otro canal habilitado por el centro responsable.

Centro responsable: CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.

Proveedor tecnológico: LEINESLABS S.A.S.

Plataforma: Smart Booking

País de operación principal: Ecuador

Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo se recopilan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponde, comparten los datos personales de los pacientes o usuarios finales que utilizan Smart Booking para agendar citas, registrar información, cargar archivos, realizar pagos, recibir comunicaciones o acceder a servicios ofrecidos por el centro médico, consultorio o profesional responsable.

Smart Booking es una plataforma tecnológica operada por LEINESLABS S.A.S. para apoyar la gestión de citas, pagos, comunicaciones, archivos, sesiones, continuidad administrativa o terapéutica y operación diaria del centro.

La atención médica, terapéutica, fisioterapéutica, clínica o de salud es prestada exclusivamente por el centro médico, consultorio, profesional de salud o terapeuta correspondiente. LEINESLABS S.A.S. no presta servicios médicos, no diagnostica, no prescribe tratamientos y no sustituye el criterio profesional del centro o profesional responsable.

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales en el contexto de la atención, agendamiento, pagos, continuidad terapéutica, archivos médicos, historia clínica o servicios de salud es:

Responsable: CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.
RUC / Identificación: 1391904169001
Domicilio: ANTONIO RUIZ N81-104 Y PEDRO DE FRUTOS
Correo de contacto: Info@fisioquito.com
Teléfono: 0999032348
Canal para protección de datos: datospersonales@fisioquito.com

LEINESLABS S.A.S., titular de Smart Booking, actúa como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento cuando procesa datos personales por cuenta e instrucciones del centro responsable.

LEINESLABS podrá actuar como responsable independiente únicamente respecto de tratamientos propios, tales como seguridad de la Plataforma, soporte técnico, gestión contractual, administración tecnológica, cumplimiento legal propio o facturación propia a sus clientes empresariales.

Qué es Smart Booking

Smart Booking es una herramienta digital que permite al centro gestionar, según las funcionalidades habilitadas:

• Citas, cancelaciones y reagendamientos.
• Registro de pacientes.
• Información inicial sobre motivo de consulta.
• Información sobre zona de dolor, intensidad de dolor, síntomas o necesidades de atención.
• Carga de archivos, estudios, documentos, imágenes o enlaces.
• Pagos, comprobantes y estados de pago.
• Alertas internas para el centro, incluyendo pagos o facturas pendientes de emisión.
• Sesiones, paquetes, créditos, continuidad terapéutica y seguimiento administrativo.
• Comunicaciones operativas por WhatsApp, SMS, correo electrónico u otros canales.
• Reportes administrativos.
• Funcionalidades clínicas futuras, solo si el centro las habilita con los controles correspondientes.

Smart Booking no reemplaza la atención médica o terapéutica. La responsabilidad sobre la atención, diagnóstico, tratamiento, historia clínica, consentimiento informado y decisiones profesionales corresponde al centro o profesional de salud responsable.

Datos personales que podemos tratar

Según el uso que usted haga de la Plataforma y las funcionalidades habilitadas por el centro, se podrán tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación

Nombres, apellidos, número de cédula o identificación, fecha de nacimiento, edad u otros datos necesarios para identificarlo correctamente.

Datos de contacto

Número de teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección u otros canales proporcionados por usted.

Datos de cita

Sede, servicio solicitado, fecha, hora, profesional asignado, estado de la cita, asistencia, inasistencia, cancelación, reagendamiento o solicitudes relacionadas.

Datos de salud o datos sensibles

Motivo de consulta, zona de dolor, intensidad de dolor, síntomas, antecedentes que usted decida proporcionar, estudios médicos, imágenes, archivos, documentos, enlaces u otra información que permita conocer o inferir su estado de salud.

Esta información puede ser solicitada para facilitar la gestión de su cita, orientar administrativamente la atención y permitir que el centro o profesional de salud cuente con información inicial antes de la consulta. La información proporcionada en Smart Booking no constituye diagnóstico, evaluación médica, tratamiento, prescripción ni reemplaza la consulta, valoración o criterio del profesional de salud.

Archivos y documentos

Estudios, informes, imágenes, recetas, documentos médicos, fotografías, archivos PDF, enlaces u otros documentos cargados por usted o por el centro, cuando corresponda.

Datos de pago

Monto, estado de pago, comprobante, referencia, método utilizado, validación administrativa o información necesaria para confirmar un pago.

Smart Booking no solicita ni almacena necesariamente todos los datos de tarjetas, cuentas bancarias o credenciales financieras. Si el pago se realiza a través de una pasarela, cuenta, transferencia, efectivo, enlace u otro medio del centro, el tratamiento de datos de pago también estará sujeto a las condiciones del proveedor o medio de pago utilizado.

Datos de uso y seguridad

Dirección IP, fecha y hora de acceso, dispositivo, navegador, registros técnicos, acciones realizadas, aceptaciones digitales, logs de seguridad, errores o información necesaria para proteger la Plataforma.

Datos clínicos futuros

Si el centro habilita funcionalidades de historia clínica digital, evolución, diagnóstico, tratamiento, formularios clínicos, consentimiento informado o alta, podrán tratarse datos clínicos adicionales. Estas funcionalidades requerirán información específica y controles adicionales.

No solicitaremos datos personales que no sean necesarios para las finalidades informadas, salvo que el titular los proporcione voluntariamente o que sean requeridos por una obligación legal o contractual.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Permitir el agendamiento, confirmación, cancelación o reagendamiento de citas.
• Identificarlo como paciente o usuario del centro.
• Gestionar su atención administrativa antes, durante o después de la cita.
• Registrar información inicial relacionada con su motivo de consulta, síntomas, zona de dolor, intensidad de dolor, estudios o archivos proporcionados, con el fin de facilitar la gestión de la cita, orientar administrativamente la atención y permitir que el centro o profesional de salud cuente con información previa razonable antes de la consulta, sin que ello constituya diagnóstico, tratamiento, prescripción ni sustitución de la valoración profesional.
• Permitir al centro revisar archivos o estudios que usted decida cargar.
• Gestionar pagos, comprobantes, validaciones administrativas y estados de pago.
• Generar alertas internas para el centro, incluyendo pagos pendientes, comprobantes por verificar o facturas pendientes de emisión.
• Gestionar sesiones, paquetes, créditos, continuidad terapéutica, asistencia, inasistencia o reagendamientos.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con citas, pagos, cambios, recordatorios o continuidad administrativa.
• Atender solicitudes, reclamos, consultas o requerimientos.
• Mantener la seguridad, disponibilidad, integridad y trazabilidad de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, sanitarias, contractuales, tributarias, regulatorias o de defensa frente a reclamos.
• Generar reportes administrativos para el centro.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones o novedades únicamente cuando exista autorización o base válida aplicable.
• Gestionar historia clínica, formularios clínicos o documentos clínicos únicamente si el centro habilita dichas funcionalidades y cumple los requisitos aplicables.

Base de legitimación

El tratamiento de sus datos personales podrá basarse, según corresponda, en:

• Su consentimiento.
• Su consentimiento explícito para datos de salud cuando sea requerido.
• La ejecución de una relación precontractual o contractual con el centro.
• La atención solicitada por usted al centro o profesional de salud.
• El cumplimiento de obligaciones legales, sanitarias, tributarias o regulatorias.
• El interés legítimo del centro o de LEINESLABS para seguridad, prevención de fraude, auditoría técnica, defensa frente a reclamos o mejora razonable del servicio, siempre que no prevalezcan sus derechos.
• La protección de intereses vitales, cuando aplique conforme a la ley.
• Otras bases reconocidas por la normativa aplicable.

Cuando el tratamiento requiera consentimiento, este deberá ser libre, específico, informado e inequívoco. El titular podrá revocar su consentimiento cuando corresponda, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

La aceptación de los Términos de Uso no reemplaza el consentimiento explícito para tratar datos de salud ni el consentimiento informado médico o terapéutico que pueda requerir el centro.

Tratamiento de datos de salud

Los datos de salud son información sensible. Por eso, se tratarán únicamente para finalidades relacionadas con la atención solicitada, la gestión de citas, la continuidad terapéutica, la revisión por personal autorizado del centro, el cumplimiento legal o sanitario, la seguridad de la Plataforma y otras finalidades compatibles informadas.

Cuando se le solicite información de salud, la Plataforma podrá pedirle una autorización específica. Usted debe proporcionar únicamente información verdadera, necesaria y relacionada con la atención que solicita.

No cargue información de terceros, documentos innecesarios, archivos que no correspondan a su atención o información que no desee compartir con el centro.

Carga de archivos, estudios o documentos

Antes de cargar archivos en Smart Booking, tome en cuenta lo siguiente:

• Cargue únicamente documentos relacionados con la atención solicitada.
• No cargue documentos de otras personas, salvo que tenga autorización y exista una razón válida.
• No cargue archivos maliciosos, falsos, alterados o no relacionados.
• Los archivos médicos pueden contener datos sensibles de salud.
• El acceso a estos archivos estará limitado al personal autorizado del centro y, excepcionalmente, al soporte técnico que requiera acceso para seguridad, mantenimiento o solución de incidentes.
• El centro será responsable de determinar si esos archivos forman parte de su historia clínica, expediente o documentación de atención.

Comunicaciones por WhatsApp, SMS, correo u otros canales

La Plataforma podrá utilizar sus datos de contacto para enviar comunicaciones relacionadas con el servicio solicitado. Estas comunicaciones pueden clasificarse así:

Comunicaciones operativas

Incluyen confirmaciones de cita, recordatorios, cancelaciones, reagendamientos, cambios de horario, confirmaciones de pago, pagos pendientes, indicaciones logísticas o avisos necesarios para gestionar el servicio.

Comunicaciones de continuidad administrativa o terapéutica no sensible

Incluyen recordatorios de asistencia, seguimiento de sesiones, alertas de continuidad, encuestas de satisfacción, avisos sobre citas pendientes, sesiones por reagendar o mensajes generales para evitar interrupciones del servicio.

Comunicaciones clínicas sensibles

Incluyen diagnósticos, resultados, evolución clínica, historia clínica, indicaciones personalizadas, tratamiento o información detallada de salud. Estas comunicaciones no deberán enviarse por WhatsApp, SMS o correo ordinario salvo que exista justificación, autorización, canal adecuado y medidas de seguridad proporcionales.

Comunicaciones comerciales

Incluyen promociones, campañas, beneficios, novedades u ofertas del centro. Estas comunicaciones serán opcionales y podrán ser rechazadas o revocadas sin afectar su atención.

Usted podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales. Sin embargo, eso no impedirá que reciba comunicaciones operativas necesarias para gestionar citas, pagos, seguridad o cumplimiento legal.

Uso de WhatsApp como canal de asistencia y recolección de información

El centro podrá utilizar WhatsApp u otros canales de mensajería para brindar asistencia personalizada a pacientes que prefieran no completar directamente el formulario web de Smart Booking o que requieran apoyo para agendar su cita.

En estos casos, el personal autorizado del centro podrá solicitar información necesaria para gestionar la cita, como datos de identificación, datos de contacto, sede, servicio requerido, motivo de consulta, zona de dolor, intensidad de dolor, síntomas generales, disponibilidad horaria, comprobantes de pago u otra información relacionada con la atención solicitada.

La información proporcionada por el paciente a través de WhatsApp podrá ser registrada manualmente por personal autorizado del centro en Smart Booking, con la finalidad de gestionar la cita, preparar administrativamente la atención, dar continuidad al servicio y permitir que el centro o profesional de salud cuente con información inicial antes de la consulta.

Si no se siente cómodo compartiendo información de salud, documentos médicos o detalles de su motivo de consulta por WhatsApp u otros canales de mensajería, puede completar directamente el formulario habilitado en Smart Booking o comunicarse con el centro para solicitar un canal alternativo de atención. El uso de WhatsApp como canal asistido es opcional y busca facilitar el agendamiento para quienes prefieren una atención más personalizada.

El uso de WhatsApp para recopilar información inicial no constituye consulta médica, diagnóstico, tratamiento, prescripción ni reemplaza la valoración presencial o profesional del centro de salud.

Pagos, comprobantes y facturación

Los pagos se realizarán mediante los medios habilitados por el centro, como transferencia, efectivo, tarjeta, enlaces de pago, pasarelas, comprobantes cargados u otros medios informados.

Smart Booking puede permitir cargar comprobantes, registrar estados de pago, mostrar si un pago está pendiente, aprobado o rechazado, y generar alertas internas para el centro.

Smart Booking no emite facturas, comprobantes electrónicos, notas de venta, notas de crédito ni documentos tributarios en nombre del centro. La emisión, autorización, entrega, anulación y conservación de facturas o comprobantes corresponde exclusivamente al centro o contribuyente obligado.

Las alertas de facturas pendientes que pueda mostrar Smart Booking son herramientas internas de apoyo administrativo y no sustituyen las obligaciones tributarias o contables del centro.

Las políticas de cancelación, reprogramación, créditos, abonos, pagos anticipados, reembolsos o pérdida de reserva serán definidas e informadas por el centro responsable antes de la confirmación de la cita o pago correspondiente.

Con quién podríamos compartir los datos

Sus datos podrán ser compartidos o consultados, según corresponda, por:

• Personal administrativo autorizado del centro.
• Profesionales de salud, terapeutas o personal autorizado para su atención.
• Personal técnico de LEINESLABS estrictamente cuando sea necesario para soporte, seguridad o mantenimiento.
• Proveedores tecnológicos o subencargados utilizados para operar Smart Booking.
• Proveedores de comunicación, como WhatsApp, SMS o correo, cuando se usen esos canales.
• Proveedores de pago definidos por el centro, cuando corresponda.
• Autoridades competentes cuando exista obligación legal.
• Asesores legales, contables, auditores o terceros autorizados cuando sea necesario para cumplimiento, defensa o gestión del servicio.

No vendemos sus datos personales. No utilizamos sus datos de salud para publicidad propia de LEINESLABS.

Proveedores tecnológicos y transferencias internacionales

Smart Booking puede utilizar proveedores tecnológicos de alojamiento, base de datos, almacenamiento, comunicaciones, frontend, backend, seguridad, soporte, correo, SMS, WhatsApp, analítica u otros servicios necesarios.

Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera del Ecuador o procesar información en servidores internacionales. Cuando esto ocurra, se aplicarán garantías razonables y proporcionales, como acuerdos de procesamiento de datos, controles de seguridad, confidencialidad, limitación de finalidades y medidas técnicas u organizativas.

El centro y LEINESLABS procurarán que los proveedores utilizados sean adecuados para la naturaleza del servicio y los riesgos asociados.

Seguridad de la información

Smart Booking implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, uso indebido, alteración, divulgación no autorizada o destrucción.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, usuarios y contraseñas, roles y permisos, segmentación por centro, validación de archivos, protección de enlaces, restricciones de acceso, comunicaciones seguras, registros técnicos, confidencialidad y gestión de incidentes.

Ningún sistema tecnológico conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Sin embargo, se aplican medidas orientadas a prevenir, detectar, mitigar y responder ante riesgos de seguridad.

Conservación de datos

Sus datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, gestionar su atención, ejecutar el servicio, cumplir obligaciones legales, sanitarias, tributarias, contractuales, regulatorias, de auditoría, seguridad o defensa frente a reclamos.

Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación de conservación, podrán eliminarse, anonimizarse o bloquearse.

Criterios referenciales de conservación

• Datos de preagendamiento no confirmado: no se conservan como cita, perfil activo ni registro administrativo definitivo; solo podrán existir registros técnicos temporales estrictamente necesarios.
• Datos de citas confirmadas: mientras exista relación activa con el centro y durante plazos razonables para reclamos o cumplimiento legal.
• Datos administrativos del paciente: mientras sean necesarios para gestión del servicio y continuidad de atención.
• Datos de pago y comprobantes: según necesidades de conciliación, reclamos y obligaciones contables o tributarias del centro.
• Alertas de facturas pendientes: hasta cierre administrativo, emisión de factura o auditoría interna del centro.
• Archivos médicos cargados: según finalidad de atención, instrucciones del centro y normativa sanitaria aplicable.
• Consentimientos y aceptaciones digitales: mientras sea necesario acreditar la autorización, aceptación o base de legitimación.
• Logs de seguridad: por un plazo limitado necesario para seguridad, auditoría, prevención de fraude o reclamos.
• Historia clínica, si se habilita: conforme a normativa sanitaria aplicable y políticas del centro.

Conservación de información de salud e historia clínica

La información relacionada con su atención, documentos médicos, formularios clínicos, consentimientos informados, evolución, diagnóstico, tratamiento o historia clínica será conservada por el centro médico o profesional responsable conforme a la normativa sanitaria aplicable.

De forma referencial, la normativa sanitaria ecuatoriana contempla que la historia clínica pueda conservarse bajo una lógica de archivo activo y archivo pasivo. El archivo activo puede mantenerse durante cinco (5) años desde la última atención registrada y, posteriormente, pasar a archivo pasivo por un período adicional, que puede ser de cinco (5) o diez (10) años según el tipo de establecimiento de salud y la normativa aplicable.

Smart Booking podrá ser utilizado como herramienta tecnológica para gestionar o almacenar información relacionada con su atención, pero la responsabilidad sobre la historia clínica, su conservación, custodia, acceso, entrega y confidencialidad corresponde al centro médico o profesional de salud responsable.

Reconfirmación de perfil activo y preferencias

El centro podrá solicitarle periódicamente que confirme si desea mantener su perfil activo para futuras atenciones, facilitar nuevos agendamientos, conservar preferencias operativas o recibir comunicaciones no comerciales relacionadas con su atención.

Cuando ciertos datos deban conservarse por obligaciones legales, sanitarias, tributarias, contractuales o de defensa frente a reclamos, dichos datos podrán mantenerse aunque usted no confirme mantener su perfil activo.

Si usted decide no mantener su perfil activo, la información que ya no sea necesaria podrá ser eliminada, anonimizada o bloqueada, salvo aquella que deba conservarse por obligación legal o sanitaria.

Las comunicaciones comerciales requerirán autorización separada cuando corresponda y podrán ser retiradas en cualquier momento.

Historia clínica digital futura

Actualmente, Smart Booking puede funcionar como plataforma de agendamiento, gestión operativa de citas, pagos, archivos proporcionados por el paciente, comunicaciones y continuidad administrativa o terapéutica.

Si en el futuro el centro habilita funcionalidades de historia clínica digital, diagnósticos, evolución clínica, tratamiento, alta, formularios clínicos o consentimientos informados dentro de Smart Booking, se le informará sobre las nuevas finalidades, categorías de datos, accesos, conservación, medidas de seguridad y documentos clínicos aplicables.

La historia clínica y el consentimiento informado médico o terapéutico se regirán por la normativa sanitaria aplicable y por los documentos específicos del centro.

Menores de edad

Cuando el paciente sea menor de edad, el centro podrá requerir la intervención de su representante legal o persona autorizada conforme a la normativa aplicable y las políticas del centro.

El tratamiento de datos de salud de menores deberá realizarse con medidas reforzadas y con la base de legitimación que corresponda.

Derechos del titular

Usted puede ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluyendo, cuando corresponda:

• Acceso.
• Rectificación o actualización.
• Eliminación.
• Oposición.
• Suspensión del tratamiento.
• Portabilidad.
• Revocatoria del consentimiento.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas cuando aplique.
• Presentar reclamos ante la autoridad competente.

Si usted es paciente, el canal principal para ejercer sus derechos sobre los datos tratados en el contexto de su atención es el centro médico responsable:

Correo del centro: datospersonales@fisioquito.com
Teléfono: 0999032348
Dirección: ANTONIO RUIZ N81-104 Y PEDRO DE FRUTOS

Si contacta a LEINESLABS S.A.S. respecto de datos tratados por cuenta del centro, su solicitud podrá ser derivada al centro responsable, y LEINESLABS prestará asistencia razonable conforme a sus obligaciones como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento.

Correo de LEINESLABS para protección de datos: protecciondedatos@leineslabs.com

Revocatoria de consentimiento

Usted podrá retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en este. La revocatoria no afectará la legalidad del tratamiento realizado antes de retirarlo ni impedirá la conservación de datos cuando exista una obligación legal, sanitaria, tributaria, contractual, de seguridad o defensa frente a reclamos.

La revocatoria de comunicaciones comerciales no afectará las comunicaciones operativas necesarias para gestionar citas, pagos, seguridad, cumplimiento legal o atención solicitada.

Decisiones automatizadas

Smart Booking no está diseñado para tomar decisiones médicas automatizadas ni para reemplazar el criterio profesional del centro o profesional de salud.

Si en el futuro se implementan herramientas automatizadas que puedan producir efectos jurídicos o afectar significativamente a los pacientes, se informará de forma clara y se aplicarán las garantías correspondientes.

Cambios en esta Política

Esta Política puede actualizarse por cambios legales, técnicos, operativos, comerciales, de seguridad o por nuevas funcionalidades de Smart Booking.

Cuando los cambios sean sustanciales, el centro o LEINESLABS podrán informar por medios razonables, como la Plataforma, correo electrónico, WhatsApp, aviso web u otros canales habilitados.

La versión vigente estará disponible en este enlace.

Contacto

Para consultas sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos personales en el contexto de su atención, puede contactar al centro responsable:

CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.

Correo: datospersonales@fisioquito.com

Teléfono: 0999032348
Domicilio: ANTONIO RUIZ N81-104 Y PEDRO DE FRUTOS

Para consultas relacionadas con la operación tecnológica de Smart Booking o derivación de solicitudes de protección de datos:

LEINESLABS S.A.S.
Correo: protecciondedatos@leineslabs.com
Ciudad: Quito, Ecuador