Términos y Condiciones

Términos de Uso para Pacientes

Versión: 1.0

Fecha de vigencia: estos Términos serán aplicables desde que sean puestos a disposición del paciente o usuario final mediante Smart Booking, el flujo de agendamiento, el sitio web del centro, WhatsApp asistido, documentación del centro u otro canal habilitado por el centro responsable.

Centro responsable: CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.

Proveedor tecnológico: LEINESLABS S.A.S.

Plataforma: Smart Booking

País de operación principal: Ecuador

Aceptación de los Términos

Al utilizar Smart Booking para agendar, reagendar, cancelar, confirmar citas, registrar información, cargar archivos, realizar pagos, enviar comprobantes, recibir comunicaciones o acceder a funcionalidades ofrecidas por el centro, usted acepta estos Términos de Uso.

Si no está de acuerdo con estos Términos, no debe utilizar la Plataforma y puede comunicarse directamente con el centro por los canales alternativos disponibles.

La aceptación de estos Términos no reemplaza la aceptación de la Política de Privacidad, la autorización para el tratamiento de datos de salud, la autorización de comunicaciones por WhatsApp, SMS o correo, el consentimiento de marketing ni el consentimiento informado médico o terapéutico que pueda requerir el centro.

Identificación del centro responsable

La atención, citas, servicios, precios, pagos, políticas de cancelación, reagendamiento, créditos, reembolsos, historia clínica y relación con el paciente son responsabilidad de:

Centro / Profesional responsable: CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.
RUC / Identificación: 1391904169001
Domicilio: ANTONIO RUIZ N81-104 Y PEDRO DE FRUTOS
Correo: info@fisioquito.com
Teléfono: 0999032348

Rol de Smart Booking y LEINESLABS

Smart Booking es una herramienta tecnológica que permite al centro gestionar citas, pagos, comprobantes, sesiones, continuidad administrativa o terapéutica, archivos, comunicaciones, reportes y otros procesos relacionados con su operación diaria.

LEINESLABS S.A.S. es el proveedor tecnológico de Smart Booking. LEINESLABS no presta servicios médicos, terapéuticos, fisioterapéuticos, psicológicos, nutricionales, odontológicos ni de salud; no emite diagnósticos; no prescribe tratamientos; no interpreta estudios médicos; no decide sobre su atención; y no reemplaza al centro ni al profesional de salud.

La atención médica, terapéutica o de salud corresponde exclusivamente al centro o profesional responsable.

Uso permitido de la Plataforma

Usted puede utilizar Smart Booking para:

• Agendar citas.
• Consultar disponibilidad.
• Seleccionar sede, servicio, fecha y hora.
• Registrar datos de identificación y contacto.
• Proporcionar información inicial sobre su motivo de consulta.
• Indicar zona de dolor, intensidad de dolor o síntomas generales, si la Plataforma lo solicita.
• Cargar archivos o estudios relacionados con su atención.
• Registrar o cargar comprobantes de pago.
• Consultar estados de cita o pago.
• Recibir comunicaciones operativas.
• Reagendar o cancelar citas, cuando la funcionalidad esté habilitada.
• Consultar sesiones, créditos, continuidad o información administrativa habilitada por el centro.
• Aceptar documentos, autorizaciones o consentimientos aplicables.

Obligaciones del paciente o usuario

Al utilizar Smart Booking, usted se compromete a:

• Proporcionar información verdadera, actualizada y completa.
• No registrar datos falsos, incompletos, de terceros sin autorización o engañosos.
• Usar la Plataforma únicamente para fines lícitos y relacionados con los servicios del centro.
• Cargar únicamente archivos necesarios y relacionados con su atención.
• No cargar archivos maliciosos, ofensivos, alterados, ilegales o no relacionados.
• Revisar cuidadosamente fecha, hora, sede y servicio antes de confirmar una cita.
• Cumplir las políticas de pago, cancelación, reagendamiento, no asistencia, créditos y reembolsos informadas por el centro.
• Mantener actualizados sus datos de contacto.
• No intentar acceder a información de otros pacientes, usuarios o terceros.
• No intentar vulnerar, dañar, interferir o manipular la Plataforma.
• No compartir enlaces privados, comprobantes, documentos o accesos cuando ello pueda afectar su privacidad o la de terceros.
• Informar al centro si detecta errores en sus datos, citas, pagos o información registrada.

Agendamiento de citas

La disponibilidad de citas, sedes, horarios, servicios y profesionales depende de la configuración y operación del centro.

El uso de Smart Booking permite solicitar o confirmar citas según las reglas del centro, pero no garantiza disponibilidad permanente, atención inmediata, asignación de un profesional específico o prestación de un servicio fuera de los horarios habilitados.

La cita quedará registrada conforme al flujo indicado por la Plataforma y las condiciones del centro. En algunos casos, la cita puede requerir confirmación de pago, validación administrativa, contacto del centro o revisión adicional.

Si el paciente inicia un flujo de agendamiento pero no confirma la cita, la información ingresada no quedará registrada como cita, perfil activo ni solicitud administrativa definitiva. Para agendar en otro momento, el paciente deberá iniciar un nuevo flujo de agendamiento.

Política de reservas, cancelaciones, reprogramaciones y no asistencia

En Centro de Salud Integral valoramos el tiempo de nuestros pacientes y buscamos ofrecer una atención organizada, puntual y de calidad. Por ello, las citas programadas se sujetan a la siguiente política de reservas, cancelaciones, reprogramaciones y no asistencia.

Esta política tiene como finalidad organizar adecuadamente la agenda, permitir que otros pacientes puedan acceder a horarios disponibles y promover la continuidad del proceso de atención. No tiene carácter punitivo y será aplicada de forma razonable, proporcional y respetuosa de los derechos del paciente y del consumidor.

Reserva y pago anticipado de la cita

Para confirmar una cita, se solicitará un pago anticipado correspondiente al 100% del valor de la sesión.

Antes de realizar el pago o confirmar la cita, el paciente deberá tener acceso a la información sobre precio, servicio, sede, fecha, hora, política de cancelación, reprogramación y consecuencias de la no asistencia.

Recordatorio de cita

Todos los pacientes recibirán un recordatorio de su cita con 4 horas de anticipación. Este recordatorio será considerado como la última oportunidad para confirmar, reprogramar o cancelar la cita sin afectar su reserva.

El paciente podrá elegir si desea recibir recordatorios de su cita por WhatsApp, SMS, correo electrónico u otros canales habilitados por el centro, cuando dicha funcionalidad esté disponible.

Los recordatorios son una herramienta de apoyo y cortesía para facilitar la organización del paciente, pero no constituyen requisito para la validez de la cita ni para la aplicación de la política de cancelación, reprogramación o no asistencia.

Si el paciente decide no recibir recordatorios, mantiene la responsabilidad de revisar la fecha, hora, sede y servicio de su cita, asistir puntualmente o comunicar oportunamente cualquier cancelación o reprogramación conforme al plazo informado por el centro.

La falta de recepción de un recordatorio, ya sea porque el paciente no autorizó recibirlo, porque proporcionó datos de contacto incorrectos, porque el canal falló, porque el mensaje fue bloqueado, porque hubo problemas de conectividad o por cualquier otra causa fuera del control razonable del centro, no elimina la responsabilidad del paciente de asistir o de solicitar la cancelación o reprogramación dentro del plazo aplicable, salvo que el centro decida aplicar una excepción en un caso concreto.

Cancelaciones y reprogramaciones

Las citas podrán cancelarse o reprogramarse sin inconvenientes siempre que se notifique con al menos 4 horas de anticipación a la hora programada.

Cuando la cancelación o reprogramación se realice oportunamente, el centro podrá permitir que el valor pagado se mantenga como crédito, reserva o saldo a favor para una nueva cita, según disponibilidad y políticas internas del centro.

Cancelaciones tardías o no asistencia

Las cancelaciones realizadas con menos de 4 horas de aviso o la inasistencia a la cita impiden, en la mayoría de los casos, ofrecer ese espacio a otro paciente que podría necesitar atención. Por esta razón, aplicaremos la siguiente política de forma gradual:

Pacientes con citas individuales

1. Primera ocasión

Se realizará un recordatorio amable de la política de cancelación y reprogramación.

2. Segunda ocasión

Se notificará nuevamente la política y sus posibles consecuencias.

3. Tercera ocasión

El centro podrá considerar consumido el valor de la reserva o pago anticipado asociado a la cita no asistida o cancelada tardíamente, salvo que exista una situación excepcional justificada y aceptada por el centro.

Pacientes con planes de tratamiento

1. Primera ocasión

Se realizará un recordatorio amable de la política de cancelación y reprogramación.

2. Segunda ocasión

Se notificará nuevamente la política y sus posibles consecuencias.

3. Tercera ocasión

El centro podrá descontar una sesión del plan de tratamiento contratado, salvo que exista una situación excepcional justificada y aceptada por el centro.

Situaciones excepcionales

Entendemos que pueden presentarse emergencias o circunstancias fuera de nuestro control. En estos casos, cada situación será considerada de manera individual.

El paciente deberá comunicar la situación al centro tan pronto como sea posible por los canales habilitados. El centro podrá solicitar información razonable para evaluar la excepción, procurando actuar con respeto, proporcionalidad y buena fe.

Esta política no tiene como objetivo sancionar a nuestros pacientes, sino promover una mejor organización de la agenda y garantizar que los horarios disponibles puedan ser aprovechados por quienes los necesiten.

Agradecemos su comprensión, puntualidad y compromiso con su proceso de recuperación.

Emergencias médicas

Esta política aplica a citas programadas ordinarias y no limita ni condiciona la atención de emergencias conforme a la normativa aplicable.

Smart Booking no es un servicio de emergencia. Si el paciente presenta una emergencia, dolor intenso, dificultad respiratoria, pérdida de conciencia, sangrado, signos neurológicos, dolor de pecho, accidente grave, reacción alérgica severa u otra situación urgente, deberá comunicarse con servicios de emergencia, acudir al establecimiento de salud correspondiente o contactar directamente al centro por canales inmediatos.

Información y aceptación

La política de cancelación, reprogramación, no asistencia, pagos anticipados, créditos o sesiones deberá estar disponible para el paciente antes de confirmar la cita o realizar el pago.

Al confirmar la cita, el paciente declara haber sido informado sobre esta política y aceptarla, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que le correspondan como paciente, consumidor o titular de datos personales.

Continuidad terapéutica, sesiones y créditos

Smart Booking puede permitir al centro gestionar sesiones pagadas, sesiones asistidas, sesiones pendientes, sesiones gratuitas, créditos, saldos a favor, beneficios promocionales, paquetes, continuidad terapéutica o citas por reagendar.

Esta información tiene finalidad administrativa y de continuidad operativa. No sustituye el criterio profesional del centro ni implica garantía de resultados terapéuticos, médicos o de salud.

El centro será responsable de definir reglas sobre paquetes, créditos, sesiones pendientes, vencimientos, beneficios promocionales, sesiones gratuitas, transferencias, reembolsos o pérdidas por inasistencia.

Pagos y comprobantes

El centro podrá habilitar distintos medios de pago, como transferencia, efectivo, tarjeta, enlace de pago, pasarela, pago presencial, comprobante cargado u otros medios informados.

Smart Booking puede permitir:

• Registrar un pago.
• Cargar un comprobante.
• Marcar un pago como pendiente, aprobado o rechazado.
• Mostrar alertas de pago pendiente.
• Permitir al personal del centro verificar pagos administrativamente.
• Generar reportes o alertas internas para el centro.

La verificación administrativa de pagos dentro de Smart Booking no significa que LEINESLABS procese pagos, recaude fondos, actúe como pasarela de pago, entidad financiera o custodio de dinero.

El centro es responsable de validar pagos, emitir comprobantes tributarios, resolver controversias, aplicar créditos, gestionar reembolsos y cumplir sus obligaciones tributarias o contables.

Facturación

Smart Booking no emite facturas, comprobantes electrónicos, notas de venta, notas de crédito ni documentos tributarios en nombre del centro.

La emisión, autorización, entrega, anulación, archivo y conservación de facturas o comprobantes tributarios corresponde exclusivamente al centro o contribuyente obligado.

Smart Booking puede generar alertas internas sobre pagos o facturas pendientes de emisión para apoyar la gestión administrativa del centro. Estas alertas no constituyen facturación electrónica ni sustituyen las obligaciones tributarias del centro.

Para cualquier solicitud de factura, comprobante, corrección, anulación, nota de crédito o reclamo tributario, debe comunicarse directamente con el centro.

Carga de archivos o estudios

La Plataforma puede permitirle cargar estudios, imágenes, informes, documentos médicos, fotografías, archivos PDF, enlaces u otros documentos relacionados con su atención.

Al cargar archivos, usted declara que:

• El archivo está relacionado con la atención solicitada.
• Tiene derecho o autorización para cargarlo.
• No está cargando información de terceros sin autorización.
• El archivo no contiene virus, malware ni contenido ilícito.
• Comprende que el archivo puede contener datos sensibles de salud.

El centro será responsable de revisar, utilizar, conservar o incorporar dichos archivos a su documentación clínica, cuando corresponda.

LEINESLABS no interpreta, valida ni emite criterio médico sobre los archivos cargados.

Información de salud

La Plataforma puede solicitarle información inicial sobre su motivo de consulta, zona de dolor, intensidad, síntomas o estudios, con el fin de facilitar la gestión de la cita y orientar administrativamente la atención.

Esta información puede ser considerada dato sensible de salud y será tratada conforme a la Política de Privacidad y a las autorizaciones que correspondan.

Usted debe proporcionar información verdadera y pertinente. Si presenta una emergencia médica, dolor intenso, síntomas graves o una situación urgente, no debe depender únicamente de Smart Booking y debe acudir a servicios de emergencia o contactar directamente al centro o profesional correspondiente.

Historia clínica y consentimiento informado

Smart Booking puede ser utilizado como herramienta tecnológica para gestionar o almacenar información relacionada con su atención, si el centro habilita esa funcionalidad.

La historia clínica, diagnóstico, tratamiento, evolución, alta, consentimiento informado y decisiones profesionales son responsabilidad del centro o profesional de salud.

LEINESLABS no es responsable del contenido clínico registrado por el centro, de los diagnósticos, tratamientos, indicaciones, consentimientos informados o decisiones profesionales.

Si el centro habilita historia clínica digital, formularios clínicos, evolución, diagnóstico, tratamiento o consentimiento informado dentro de Smart Booking, deberá informarle las condiciones aplicables, finalidades, conservación, accesos y documentos correspondientes.

Comunicaciones

Al utilizar Smart Booking, usted podrá recibir comunicaciones relacionadas con sus citas, pagos, reagendamientos, cancelaciones, recordatorios, continuidad administrativa o información necesaria del servicio.

Estas comunicaciones podrán enviarse por WhatsApp, SMS, correo electrónico, teléfono, Plataforma u otros canales habilitados.

Las comunicaciones comerciales o promocionales requerirán autorización cuando corresponda y podrán ser rechazadas o retiradas sin afectar su atención.

No se recomienda enviar diagnósticos, resultados, historia clínica o información clínica sensible por WhatsApp, SMS o correo ordinario, salvo que exista autorización, justificación, canal adecuado y medidas razonables.

Asistencia por WhatsApp o canales personalizados

Si el paciente prefiere no completar directamente el formulario web o requiere ayuda para agendar, el centro podrá asistirlo por WhatsApp u otros canales habilitados.

En ese caso, el paciente autoriza que la información proporcionada por dichos canales pueda ser registrada por personal autorizado del centro en Smart Booking, incluyendo datos de identificación, contacto, motivo de consulta, zona de dolor, intensidad de dolor, síntomas generales, disponibilidad, comprobantes de pago u otros datos necesarios para gestionar la cita y la atención solicitada.

Si el paciente no se siente cómodo compartiendo información de salud, documentos médicos o detalles de su motivo de consulta por WhatsApp u otros canales de mensajería, puede completar directamente el formulario habilitado en Smart Booking o comunicarse con el centro para solicitar un canal alternativo de atención.

La asistencia por WhatsApp o canales personalizados no constituye consulta médica, diagnóstico, tratamiento ni prescripción, y no reemplaza la valoración del profesional de salud.

Disponibilidad y funcionamiento

Smart Booking procura mantenerse disponible y funcional, pero pueden existir interrupciones, mantenimientos, errores, fallas de internet, problemas de dispositivos, fallas de proveedores, cambios técnicos, ataques informáticos, errores humanos o situaciones fuera del control razonable de LEINESLABS o del centro.

LEINESLABS podrá suspender, limitar o bloquear el acceso a la Plataforma, módulos, archivos o funcionalidades cuando detecte riesgos de seguridad, uso indebido, instrucciones ilegales, intentos de acceso no autorizado, afectación de terceros, incumplimientos, actividades fraudulentas o situaciones que puedan comprometer la integridad, disponibilidad, confidencialidad, estabilidad o seguridad de la Plataforma.

Uso indebido

Está prohibido:

• Usar la Plataforma para fines ilícitos.
• Registrar información falsa o de terceros sin autorización.
• Subir archivos maliciosos, ilícitos o no relacionados.
• Intentar acceder a datos de otros pacientes.
• Manipular, interferir o dañar la Plataforma.
• Extraer información de forma automatizada no autorizada.
• Usar la Plataforma para acosar, amenazar, difamar o afectar a terceros.
• Vulnerar derechos de propiedad intelectual, privacidad, confidencialidad o seguridad.

El uso indebido puede generar suspensión de acceso, cancelación de citas, reporte al centro, eliminación de contenido, bloqueo técnico o acciones legales cuando corresponda.

Responsabilidad del centro

El centro es responsable de:

• La atención médica, terapéutica o de salud.
• La disponibilidad real de servicios.
• La asignación de profesionales.
• Los precios, promociones, paquetes y sesiones.
• Las reglas de cancelación, reagendamiento y no asistencia.
• La validación de pagos.
• La emisión de facturas o comprobantes tributarios.
• La gestión de reembolsos, créditos o reclamos.
• La historia clínica, consentimiento informado y documentación clínica.
• La confidencialidad profesional.
• El cumplimiento de normativa sanitaria y de derechos del paciente.
• La atención de solicitudes de protección de datos cuando actúe como responsable.

Responsabilidad de LEINESLABS

LEINESLABS es responsable de prestar servicios tecnológicos relacionados con Smart Booking conforme a sus obligaciones contractuales con el centro.

LEINESLABS no será responsable por:

• Diagnósticos, tratamientos o decisiones clínicas.
• Errores u omisiones del centro o sus profesionales.
• Información falsa, incompleta o incorrecta ingresada por el paciente o el centro.
• Fallas de pago o facturación atribuibles al centro o a proveedores externos.
• Políticas de cancelación, créditos, reembolsos o atención definidas por el centro.
• Emergencias médicas no atendidas por canales adecuados.
• Uso indebido de la Plataforma por pacientes, usuarios o terceros.
• Fallas de terceros fuera de su control razonable.

Nada en estos Términos limitará derechos irrenunciables de los pacientes, consumidores o titulares de datos personales reconocidos por la normativa aplicable.

Protección de datos personales

El tratamiento de sus datos personales se regirá por la Política de Privacidad para Pacientes de Smart Booking y por los documentos del centro responsable.

Usted deberá revisar y aceptar, cuando corresponda:

• Política de Privacidad.
• Autorización de tratamiento de datos de salud.
• Autorización de comunicaciones por WhatsApp, SMS o correo.
• Consentimiento de marketing, si desea recibir promociones.
• Consentimiento informado médico o terapéutico, cuando el centro lo requiera.

La aceptación de estos Términos no sustituye esos documentos.

Menores de edad

Cuando el paciente sea menor de edad, el uso de la Plataforma podrá requerir la intervención de su representante legal, padre, madre, tutor o persona autorizada conforme a la normativa aplicable y las políticas del centro.

El centro podrá solicitar información adicional para verificar autorización, representación o acompañamiento.

Emergencias

Smart Booking no es un servicio de emergencia médica.

Si usted tiene una emergencia, dolor intenso, dificultad respiratoria, pérdida de conciencia, sangrado, signos neurológicos, dolor de pecho, accidente grave, fiebre intensa, reacción alérgica severa u otra situación urgente, debe comunicarse con servicios de emergencia, acudir al establecimiento de salud correspondiente o contactar directamente al centro por canales inmediatos.

No dependa exclusivamente de la Plataforma para situaciones urgentes.

Aceptación digital y evidencia

La Plataforma podrá conservar evidencia técnica de la aceptación de estos Términos, Política de Privacidad, autorizaciones, consentimientos o avisos, incluyendo fecha y hora, versión del documento, identificador del usuario o paciente, dirección IP, canal de aceptación, texto del checkbox y documento aceptado.

Esta evidencia podrá conservarse para acreditar aceptación, cumplir obligaciones legales, atender reclamos o defender derechos.

Cambios en los Términos

Estos Términos podrán actualizarse por cambios legales, técnicos, operativos, comerciales, de seguridad o por nuevas funcionalidades de Smart Booking.

Cuando los cambios sean sustanciales, se podrá informar por medios razonables, como la Plataforma, correo, WhatsApp, aviso web u otros canales habilitados.

La versión vigente estará disponible en este enlace.

Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador.

Cualquier controversia relacionada con la atención, pagos, facturación, reembolsos, citas, historia clínica o servicios de salud deberá canalizarse inicialmente con el centro responsable.

Las controversias relacionadas con la operación tecnológica de Smart Booking podrán canalizarse con LEINESLABS o con el centro, según corresponda.

Contacto

Para consultas sobre citas, pagos, facturación, reembolsos, atención, historia clínica o servicios de salud:

CENTRO DE SALUD INTEGRAL CENSAINSA S.A.

Correo: info@fisioquito.com

Teléfono: 0999032348
Domicilio: ANTONIO RUIZ N81-104 Y PEDRO DE FRUTOS

Para consultas relacionadas con la operación tecnológica de Smart Booking:

LEINESLABS S.A.S.
Correo: protecciondedatos@leineslabs.com